Μία από τις σημαντικότερες πτυχές του ρόλου ενός ηγέτη είναι να παρέχει δύσκολη ανατροφοδότηση για να βοηθήσει τους υπαλλήλους του να αναπτυχθούν, να προσαρμοστούν και να ανταποκριθούν. Πολύ συχνά, έχω δει ηγέτες να επιλέγουν να αγνοούν αυτή τη σημαντική ευθύνη, συνήθως επειδή νιώθουν άβολα με τις δύσκολες συζητήσεις ανατροφοδότησης. Δυστυχώς, μέχρι να συνειδητοποιήσει πλήρως ένας εργαζόμενος το πρόβλημα της απόδοσής του, μπορεί να είναι πολύ αργά για να ανακάμψει.
Οι ηγέτες που νοιάζονται πραγματικά για την επιτυχία και την ευημερία της καριέρας του υπαλλήλου τους θα κάνουν πρόθυμα αυτές τις δύσκολες συζητήσεις ανατροφοδότησης, επειδή κατανοούν ότι η ανατροφοδότηση είναι απαραίτητη για την επιτυχία των υπαλλήλων. Οι ηγέτες πρέπει να επικεντρωθούν στην επίτευξη αποτελεσμάτων και στην οικοδόμηση ισχυρών σχέσεων όταν προετοιμάζονται να εμπλέξουν έναν εργαζόμενο σε μια δύσκολη συζήτηση ανατροφοδότησης. Παρακάτω παρατίθεται ένας κατάλογος με τις συνηθέστερες επιπτώσεις στα αποτελέσματα και στις σχέσεις που πρέπει να επιδιώκουν οι ηγέτες όταν παρέχουν ανατροφοδότηση στους εργαζομένους.
| Αποτελέσματα | Συσχέτιση |
|---|---|
| Βελτιωμένη απόδοση | Κίνητρο |
| Αλλαγή συμπεριφοράς | Αυτονομία |
| Υπευθυνότητα | Υποστήριξη για επαγγελματική επιτυχία |
| Ικανοποίηση των προσδοκιών | Επιρροή και ενσωμάτωση |
| Ανάπτυξη των εργαζομένων | Σαφήνεια |
| Ευελιξία | Δικαιοσύνη |
5 πρακτικές για την παροχή δύσκολης ανατροφοδότησης
- Χτίζοντας ένα θεμέλιο εμπιστοσύνης και υποστήριξης
Οι εργαζόμενοι παρακινούνται από ηγέτες που ενδιαφέρονται γι′ αυτούς ως ανθρώπους. Αυτά τα λόγια δεν είναι ποτέ πιο αληθινά από ό,τι όταν ένας ηγέτης δίνει σε έναν εργαζόμενο δύσκολη ανατροφοδότηση σχετικά με το πώς οι συμπεριφορές του πρέπει να αλλάξουν ή να εξελιχθούν για να βελτιώσουν την απόδοσή του.
Υπάρχει μόνο ένας τρόπος για να χτίσουν οι ηγέτες μια σχέση και εμπιστοσύνη με τους υπαλλήλους τους, και αυτός είναι με το να επενδύει ο ηγέτης τον πιο πολύτιμο πόρο του – το ΧΡΟΝΟ. Με τον όρο χρόνο, εννοώ την ενέργεια που επενδύεται στο να κάνει ερωτήσεις και να ακούει για να κατανοήσει τους στόχους, τα κίνητρα, τα δυνατά σημεία και τις αδυναμίες ενός εργαζομένου. Αυτή η επένδυση είναι ο μόνος τρόπος για τους ηγέτες να αποδείξουν ότι νοιάζονται πραγματικά για την επαγγελματική επιτυχία του εργαζομένου. Μια ισχυρή σχέση ηγέτη και εργαζομένου δημιουργεί τις προϋποθέσεις για παραγωγικές συζητήσεις σχετικά με την απόδοση και την ανάπτυξη του εργαζομένου, συμπεριλαμβανομένης της παροχής θετικής και εποικοδομητικής ανατροφοδότησης.
- Ευθυγράμμιση των στόχων και των προθέσεών σας
Για να επιτευχθεί αυτή η άπιαστη ισορροπία μεταξύ της οδήγησης αποτελεσμάτων και της οικοδόμησης σχέσεων, οι ηγέτες πρέπει να διαχειρίζονται σκόπιμα τη νοοτροπία τους όταν αισθάνονται απώλεια ελέγχου, απογοήτευση ή απειλή. Έχουμε γίνει μάρτυρες ή έχουμε βιώσει από πρώτο χέρι όταν το πάθος ενός ηγέτη για τη δουλειά του και η επείγουσα ανάγκη για την επίτευξη αποτελεσμάτων χρησιμοποιούνται για να υιοθετήσουν μια αυταρχική και κατευθυντήρια προσέγγιση κατά την παροχή ανατροφοδότησης από τους υπαλλήλους. Ένας ηγέτης πρέπει να προσέχει το μήνυμα που στέλνει στους υπαλλήλους αυτός ο τύπος αντιδραστικής αλληλεπίδρασης σχετικά με την αντιμετώπιση των προκλητικών και δύσκολων συζητήσεων. Ως ηγέτες, οι υπάλληλοί σας παρακολουθούν πάντα τι κάνετε και τι λέτε, ειδικά σε περιόδους άγχους.
Μια άσκηση που χρησιμοποιώ όταν καθοδηγώ τους ηγέτες σχετικά με το να φέρουν την καλύτερη νοοτροπία τους στις σημαντικές, σύνθετες και δύσκολες συζητήσεις τους είναι να τους βάλω να απαντήσουν στις ακόλουθες ερωτήσεις σχετικά με την κατάσταση.
Ποια είναι τα μακροπρόθεσμα αποτελέσματα και οι στόχοι των σχέσεών μου για αυτό το άτομο ή την ομάδα;
Με βάση την απάντησή μου στην ερώτηση νούμερο ένα, ποια είναι τα καλύτερα αποτελέσματα και οι προθέσεις μου όσον αφορά τις σχέσεις μου για την παροχή εποικοδομητικής ανατροφοδότησης σε αυτό το άτομο ή την ομάδα;
Ο ηγέτης μπορεί να καθορίσει τη νοοτροπία που θα τον εξυπηρετήσει καλύτερα κατά τη διάρκεια της συζήτησής του, ευθυγραμμίζοντας τις προθέσεις του “στη στιγμή” με τους μακροπρόθεσμους στόχους του για τα αποτελέσματα και τις σχέσεις του. Αυτός ο σύντομος προβληματισμός μπορεί να αλλάξει εντελώς τον τρόπο με τον οποίο ένας ηγέτης βλέπει και προσεγγίζει τις δύσκολες και δυνητικά φορτισμένες συναντήσεις ανατροφοδότησης.
- Καθοδηγώντας με ερωτήσεις
Μία από τις πρωταρχικές δεξιότητες που πρέπει να αναπτύξουν οι ηγέτες είναι να σταματούν να εξηγούν και να καθοδηγούν μέσω ερωτήσεων. Κάνοντας τη στροφή προς την ηγεσία μέσω ερωτήσεων, όταν παρέχουν δύσκολη ανατροφοδότηση, οι ηγέτες θα βοηθήσουν τους εργαζομένους να δημιουργήσουν ένα περιβάλλον όπου θα αισθάνονται ότι εκτιμώνται, θα ενδυναμώνονται και θα παρακινούνται να βελτιώσουν την απόδοσή τους.
Η ηγεσία με ποιοτικές ερωτήσεις βοηθά τον ηγέτη να φέρει στην επιφάνεια υποκείμενες υποθέσεις, να προσκαλέσει νέες δυνατότητες και να δημιουργήσει ένα θεμέλιο εμπιστοσύνης για τη δημιουργία λύσεων για θετική αλλαγή. Δείχνει επίσης ότι ο ηγέτης κατανοεί ότι χρειάζεται όλες τις πληροφορίες και θέλει την οπτική γωνία του εργαζομένου για να σχηματίσει μια πιο τεκμηριωμένη γνώμη. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες ερωτήσεις που πρέπει να θέτουν οι ηγέτες στους υπαλλήλους πριν από την παροχή ανατροφοδότησης.
- Πώς αισθάνεστε για την τρέχουσα κατάσταση;
- Τι πηγαίνει καλά; Τι θα μπορούσε να βελτιωθεί;
- Ποιες προκλήσεις αντιμετωπίζετε;
- Μπορείτε να μου δώσετε ένα παράδειγμα;
- Πώς νομίζετε ότι πήγε;
Το καλύτερο σενάριο είναι ότι ο εργαζόμενος γνωρίζει τη συμπεριφορά που πρέπει να αλλάξει και αποδέχεται την ευθύνη για την προσαρμογή των συμπεριφορών ή των προσεγγίσεών του ώστε να βελτιώσει την απόδοσή του. Εάν, ακούγοντας τις απαντήσεις του υπαλλήλου σας σε αυτές τις ερωτήσεις, γίνεται φανερό ότι δεν έχει επίγνωση των προβλημάτων ή των αρνητικών επιπτώσεων των συμπεριφορών του, τότε είναι καιρός για τον ηγέτη να παράσχει την προοπτική της ανατροφοδότησής του. Το να αφιερώνουν χρόνο για να κάνουν ερωτήσεις προτού δώσουν προοπτικές δεν εμποδίζει τους ηγέτες να μοιραστούν την εποικοδομητική ανατροφοδότησή τους- σημαίνει απλώς ότι επιλέγουν να κάνουν ερωτήσεις και να κατανοήσουν τις άλλες απόψεις προτού μοιραστούν τις δικές τους.
4) Παροχή ανατροφοδότησης με βάση τη συμπεριφορά
Η συμπεριφοριστική γλώσσα είναι σημαντική όχι μόνο για τους ηγέτες ώστε να έχουν τα επιθυμητά αποτελέσματα όταν δίνουν ανατροφοδότηση στους εργαζομένους, αλλά είναι επίσης κρίσιμη για τη σαφήνεια και την οικοδόμηση εμπιστοσύνης. Η ανατροφοδότηση με βάση τη συμπεριφορά είναι η ικανότητα να περιγράψετε τη συμπεριφορά (ή τις συμπεριφορές) που μπορείτε να ακούσετε ή να δείτε – πράγματα που μπορεί να καταγράψει μια βιντεοσκόπηση ή μια ηχητική καταγραφή. Αυτή η προσέγγιση στην παροχή ανατροφοδότησης υποστηρίζει τους ηγέτες στο να μεταφέρουν ένα σαφές μήνυμα σχετικά με τις συμπεριφορές του εργαζομένου, αποφεύγοντας παράλληλα τα συμπεράσματα και τις κρίσεις που μπορεί να έχει κάνει ο ηγέτης για τον εργαζόμενο. Έρευνες έχουν δείξει ότι η ανατροφοδότηση που χρησιμοποιεί γλώσσα συμπεριφοράς για να εστιάσει στην απόδοση των καθηκόντων ή στην πραγματική συμπεριφορά είναι πιο πιθανό να οδηγήσει σε βελτίωση της απόδοσης από ό,τι οι πληροφορίες ανατροφοδότησης που εστιάζουν στην αίσθηση του ατόμου για τον εαυτό του.
Η συμπεριφορική γλώσσα βοηθά τον ηγέτη να παρέχει σαφή ανατροφοδότηση και να εξαλείφει την αφηρημένη γλώσσα που μπορεί να εκληφθεί ως επικριτική και διφορούμενη. Δείτε τη διαφορά στα δύο παραδείγματα που ακολουθούν.
Κριτική ανατροφοδότηση: “Δεν αποδίδεις καλά. Σου λείπει η πρωτοβουλία και δεν λειτουργείς ως ομαδικός παίκτης. Δεν είμαι σίγουρος ότι έχεις αυτό που χρειάζεται για να είσαι επιτυχημένος”.
Συμπεριφορική ανατροφοδότηση: “Συχνά υποβάλλετε τις αναφορές σας με καθυστέρηση. Είπατε όχι όταν σας ζήτησα να κάνετε πρόσθετες εκθέσεις ή υπομνήματα. Όταν ένας συνάδελφός σας δυσκολευόταν να ολοκληρώσει τη δουλειά του εντός προθεσμίας και ζήτησε τη βοήθειά σας, είπατε ότι αυτό δεν ήταν δική σας δουλειά ή υπόθεση.”
Μπορείτε να δείτε τη διαφορά. Η επικριτική ανατροφοδότηση μπορεί να προκαλέσει αμυντικότητα και ζημιά στις σχέσεις. Αυτό το είδος ανατροφοδότησης δεν είναι σαφές ως προς την περιγραφή του τι πρέπει να αλλάξει ο εργαζόμενος για να λάβει καλύτερα αποτελέσματα. Το παράδειγμα της συμπεριφορικής ανατροφοδότησης αποσαφηνίζει τις συμπεριφορές που ο ηγέτης πρέπει να δει τον εργαζόμενο να βελτιώνεται για καλύτερες επιδόσεις – θέτοντας τις βάσεις για την επίλυση προβλημάτων και λύσεων για βελτίωση. Η χρήση συμπεριφορικής ανατροφοδότησης δεν σημαίνει ότι ο εργαζόμενος δεν θα αμυνθεί για την ανατροφοδότηση- απλώς διασφαλίζει ότι η αμυντικότητα δεν προκαλείται από τον ηγέτη που χρησιμοποιεί διφορούμενη και επικριτική γλώσσα.
5) Θέτοντας ερωτήσεις προσανατολισμένες στη λύση
Οι ηγέτες που είναι καλύτεροι στην παροχή δύσκολης ανατροφοδότησης καταλαβαίνουν πότε πρέπει να μετατοπίσουν το επίκεντρο της συζήτησης ανατροφοδότησης προς τη δημιουργία λύσεων για βελτίωση. Οι ηγέτες θα πρέπει πάντα να αναζητούν την κατάλληλη ευκαιρία για να μετατοπίσουν τη συζήτηση ανατροφοδότησης από το να κοιτάζουν προς τα πίσω στο να κάνουν στον εργαζόμενο ερωτήσεις με επίκεντρο το μέλλον, οι οποίες θα τον βοηθήσουν να ξεκινήσει τη διαδικασία παραγωγής ιδεών, συμπερασμάτων και λύσεων για βελτίωση.
Οι ηγέτες πρέπει να αναστείλουν τη συνήθεια να μοιράζονται γρήγορα τις λύσεις τους και να αφιερώσουν χρόνο για να επικεντρωθούν σε ερωτήσεις που θα δώσουν στον εργαζόμενο τη δυνατότητα να αναλάβει την ευθύνη για την επίλυση προβλημάτων και λύσεων για βελτίωση. Παρακάτω παρατίθενται ορισμένα παραδείγματα ερωτήσεων που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι ηγέτες για να μετακινήσουν τους υπαλλήλους τους σε ένα χώρο λύσεων με προσανατολισμό προς τα εμπρός.
- Πώς θα προτείνατε να προχωρήσετε;
- Ποιες είναι οι ιδέες σας για τα επόμενα βήματα;
- Πώς μπορούμε να συνεργαστούμε για να σημειώσουμε πρόοδο;
- Πώς μπορώ να σας υποστηρίξω καλύτερα;
Αν αφιερώσετε χρόνο για να ζητήσετε από τον εργαζόμενο τις ιδέες, τις αντιλήψεις και τις προθέσεις του για ανάληψη δράσης, θα βοηθήσετε τον εργαζόμενο να ανακτήσει τα αισθήματα αυτονομίας, σύνδεσης και επάρκειας, τα οποία είναι θεμελιώδη για τα ανθρώπινα κίνητρα και την ευημερία.
Αυτές οι 5 πρακτικές για την παροχή δύσκολης ανατροφοδότησης λειτουργούν ως οδηγός για να βοηθήσουν τους ηγέτες να εμπλέξουν τους υπαλλήλους τους σε ουσιαστικές συζητήσεις ανατροφοδότησης που οδηγούν σε αποτελέσματα, ενώ παράλληλα οικοδομούν σχέσεις. Η ικανότητα οικοδόμησης σχέσεων εμπιστοσύνης που επιτρέπουν ένα συνεχή διάλογο για τους υπαλλήλους να προσαρμόζονται, να αναπτύσσονται και να εξελίσσονται είναι θεμελιώδης για την επιτυχία της ηγεσίας.
